運送業の運送契約書とは？書面交付義務・記載事項・保存方法を行政書士が解説 | 車の名義変更や車庫証明など水戸市で行政書士の業務を行うスタッフの様子などをご紹介

運送会社を経営するうえで、荷主や元請事業者との運送契約を適切に書面化することは非常に重要です。

これまで、運送の依頼を電話や口頭で受け、運賃や作業内容を十分に書面で確認しないまま業務を行っていた事業者もあるのではないでしょうか。

しかし、2025年4月1日から改正貨物自動車運送事業法が施行され、一定の運送契約について、運送サービスの内容や対価などを記載した書面を交付することが義務付けられました。

さらに、2026年4月1日からは、一定の貨物利用運送事業者にも書面交付義務が拡大されています。

運送契約の書面化は、法令遵守だけでなく、運賃・料金の適正な収受や荷主とのトラブル防止にもつながります。

この記事では、運送契約書の基本、書面交付義務、記載事項、保存期間、運送会社が注意すべきポイントについて解説します。

運送契約書とは、荷主などから貨物の運送を引き受ける際に、運送の内容や条件、運賃・料金などを明確にするための書面です。

一般的には、次のような内容を取り決めます。

• 運送する貨物の内容

• 集荷先・配送先

• 運送日時

• 運送方法や車両の種類

• 運賃

• 荷役作業や附帯業務の内容と料金

• 高速道路利用料などの費用負担

• 運賃・料金の支払方法

運送契約の内容を明確にしておくことで、「契約に含まれていない作業を依頼された」「待機時間の料金を請求できない」「高速道路料金の負担について認識が違う」といったトラブルを防ぎやすくなります。

改正貨物自動車運送事業法により、2025年4月1日から、対象となる運送契約について書面交付が義務化されました。

主な対象は、真荷主と一般貨物自動車運送事業者との運送契約です。

また、運送事業者が自ら引き受けた貨物の運送について、他の運送事業者の運送を利用する場合にも、委託元から委託先に対して必要事項を記載した書面を交付する義務があります。

さらに、2026年4月1日からは、貨物利用運送事業者にも、元請となる場合などに真荷主との書面交付義務や委託先への書面交付義務が適用されることになりました。

そのため、トラック運送事業者だけでなく、貨物利用運送事業者も自社の契約・発注方法を確認する必要があります。

なお、具体的な適用関係は契約当事者の立場や取引内容によって異なります。自社がどの立場に該当するかを確認しましょう。

書面には、主に次の事項を記載する必要があります。

どのような貨物を、どこからどこまで運送するのか、また、その運送に対していくら支払うのかを明確にします。

記載例：

• 貨物の品名・数量・重量

• 集荷場所・配送先

• 運送日

• 車両の種類

• 運賃

運送契約に荷役作業や附帯業務が含まれる場合には、その内容と対価も記載します。

例えば、次のような作業です。

• 積込み作業

• 取卸し作業

• 検品

• 仕分け

• 棚入れ

• 商品の陳列

• その他の附帯作業

特に、積込み・取卸しなどの荷役作業は、原則として運送の役務とは別の役務として扱われます。運賃と料金を区分して明示することが重要です。

ただし、時間制運賃の場合には、一定の条件のもとで積込み・取卸しの対価を時間制運賃に含めることも認められています。その場合でも、積込み・取卸しが発生することを書面に明記する必要があります。

運送に伴って発生する特別な費用についても記載します。

• 有料道路利用料

• 燃料サーチャージ

• フェリー利用料

• その他の実費

実費を荷主が負担する契約の場合には、具体的な精算方法を明確にしておきましょう。

契約を締結する当事者が誰なのか、会社名や住所を明確に記載します。

支払時期や支払方法などを確認できるようにします。

いつ書面を交付したのかが分かるよう、交付年月日を記載します。

運送契約の書面交付について、必ずしも特定の契約書様式を使用する必要はありません。

必要事項が記載されていれば、次のような書類を活用することも可能です。

• 運送契約書

• 運送申込書・運送引受書

• 運送依頼書

• 送り状

• 基本契約書

• 覚書

• 運賃・料金表

また、必ずしも1つの書面だけで法定事項をすべて記載する必要はありません。

基本契約書、運送依頼書、単価表など複数の書面を組み合わせる場合でも、それぞれの書面の関連性が明確で、必要事項を確認できる状態であれば対応できます。

ただし、書類が複数に分かれる場合は、どの契約に適用されるものなのか分かるように整理しておきましょう。

基本契約書に必要事項がすべて記載されており、運送の役務や運送以外の役務の内容が日々の運送で変動しない場合には、運送依頼ごとに書面を交付する必要がないケースがあります。

一方で、運送ごとに荷役作業や附帯業務の有無が変わる場合などは、その内容を個別の運送依頼書などで明らかにする必要があります。

例えば、通常の配送では荷降ろし作業がないものの、特定の配送先だけ取卸し作業を依頼する場合には、その作業の有無や料金を確認できるようにしておきましょう。

基本契約書を作成しただけで、すべての個別運送について書面対応が不要になるわけではありません。

運送契約に関する書面は、一定の条件を満たせば電子メールやFAXなどの電磁的方法で交付することも可能です。

例えば、次のような方法があります。

• PDF形式の契約書をメールに添付する

• 運送依頼書を電子データで送信する

• メール本文に必要事項を記載する

• 電子契約サービスを利用する

ただし、電子的方法で交付する場合には、原則として相手方の承諾を得る必要があります。

また、送信しただけで終わりにせず、交付した書面の内容や送信日時、相手方とのやり取りを確認できるように保存しておくことが大切です。

貨物自動車運送事業法に基づく交付書面については、その写しを1年間保存する必要があります。

紙で交付した書面をPDFなどの電子データに変換して保存する方法も認められています。

ただし、取引によっては、他の法律に基づく保存義務が適用される場合があります。

例えば、中小受託取引適正化法（取適法）も適用される取引では、取引記録について2年間の保存が必要となる場合があります。

そのため、実務では取引ごとに適用される法律や保存期間を確認し、必要な期間を確保することが重要です。

運送の対価と、積込み・取卸しなどの作業料金を区分して明確にしましょう。

作業内容が曖昧なままだと、追加料金を請求できるかどうかでトラブルになる可能性があります。

荷待ち時間や附帯業務が発生した場合の取扱いについて、事前に取り決めておくことが重要です。

料金の発生条件や計算方法を明確にしておくと、後日の認識違いを防ぎやすくなります。

締日、支払日、振込方法などを確認し、契約書や関連書面に記載しておきましょう。

運送条件や料金が変更された場合には、変更内容が分かる書面を交付し、当初の契約書と関連付けて保存しましょう。

他の運送事業者に運送を委託する場合には、委託先に対しても必要事項を記載した書面を交付する必要があります。

自社が元請事業者となる場合は、委託先との契約内容や運送条件を適切に管理しましょう。

対象となる運送契約では、法律で定められた事項を記載した書面の交付が義務付けられています。必ずしも「運送契約書」という名称の書類である必要はなく、必要事項を満たす運送依頼書などでも対応できます。

電話で依頼を受けること自体が直ちに禁止されるわけではありません。ただし、法令上必要な書面交付を行う必要があります。電話で依頼を受けた場合でも、必要事項を記載した書面を適切に交付しましょう。

一定の条件のもとで、電子メールなどによる交付が可能です。原則として相手方の承諾を得たうえで、送信記録や交付した内容を保存しましょう。

貨物自動車運送事業法に基づく交付書面の写しは1年間保存する必要があります。ただし、取適法など他の法律も適用される場合には、より長い保存期間が必要になることがあります。

基本契約書に必要事項が記載され、運送の内容や附帯業務などが変動しない場合には、個別の書面交付が不要となるケースがあります。ただし、運送ごとに内容が変わる場合には、その内容を個別に書面で明確にする必要があります。

運送契約書や運送依頼書は、運送会社が荷主や元請事業者と適正な取引を行うための重要な書類です。

2025年4月からの書面交付義務に加え、2026年4月からは貨物利用運送事業者にも対象が広がっています。

特に、運送の対価と荷役・附帯業務の対価を明確に区分することや、契約内容を正確に記録・保存することが重要です。

口頭での依頼や曖昧な契約条件を見直し、書面による適切な運送管理を進めましょう。

運送契約の内容を明確にすることは、トラブル防止だけでなく、適正な運賃・料金の収受や安定した事業運営にもつながります。

行政書士福原総合事務所では、運送事業者様の許認可申請や事業運営に関する各種手続きをサポートしております。

代表は、ドライバー、運行管理者、運送会社役員を経験した後、行政書士として運送業務をサポートしています。

運送事業の現場を経験しているからこそ、事業者様の立場に寄り添った対応を心掛けています。

主なサポート内容

• 一般貨物自動車運送事業許可申請

• 貨物利用運送事業の登録・許可手続き

• 事業報告書の作成

• 事業実績報告書の作成

• 増車・減車などの変更手続き

• 巡回指導に向けた書類整備・事前対策

運送業の許認可や各種手続きでお困りの際は、お気軽にご相談ください。

行政書士福原総合事務所

運送事業者様を、実務経験を活かしてサポートいたします。

• 国土交通省「改正貨物自動車運送事業法 Q&A（令和8年3月31日時点）」
  https://www.mlit.go.jp/jidosha/content/001993961.pdf

• 国土交通省「改正貨物自動車運送事業法（令和7年4月1日施行）」
  https://www.mlit.go.jp/jidosha/jidosha_mn4_000014.html

• 国土交通省「トラック適正化二法について」
  https://www.mlit.go.jp/jidosha/jidosha_mn4_000019.html

• 厚生労働省「物流情報局（荷主の皆さまへ）」
  https://driver-roudou-jikan.mhlw.go.jp/truck/shipper

※法令・制度の内容は改正される場合があります。記事公開時には最新の国土交通省の公表資料をご確認ください。